Arsiparis adalah seorang profesional yang bertugas dalam pengelolaan arsip, baik dalam bentuk fisik maupun digital, di berbagai instansi pemerintah maupun swasta. Arsiparis berperan penting dalam memastikan dokumen dan data tersimpan dengan rapi, aman, serta mudah diakses ketika dibutuhkan. Profesi ini sangat dibutuhkan untuk menjaga informasi tetap terorganisir dan mendukung efisiensi administrasi dalam suatu organisasi.
Seorang Arsiparis mencakup pengklasifikasian, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku. Arsiparis juga bertanggung jawab dalam mendigitalisasi dokumen, menyusun sistem pengarsipan yang efektif, serta memastikan keamanan dan kerahasiaan data. Selain itu, Arsiparis sering berperan dalam memberikan layanan informasi kepada pihak yang berwenang untuk mengakses arsip yang diperlukan.
Kisi-Kisi Soal SKB Kemenag Arsiparis CPNS PPPK
Dengan memahami kisi-kisi ini, peserta dapat mempersiapkan diri secara optimal untuk menghadapi ujian dan meningkatkan peluang lulus dalam seleksi CPNS atau PPPK di Kementerian Agama. Berikut adalah kisi-kisi soal SKB Kemenag arsiparis.
- Kebijakan dan Regulasi Kearsipan
Memahami regulasi nasional terkait pengelolaan arsip, seperti Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan, serta kebijakan internal Kementerian Agama terkait pengelolaan arsip. - Manajemen Arsip Dinamis
Prinsip pengelolaan arsip dinamis, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip sesuai dengan standar kearsipan nasional. - Pengelolaan Arsip Statis
Prosedur penyelamatan dan preservasi arsip statis, termasuk teknik restorasi, digitalisasi arsip bersejarah, serta pengelolaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. - Sistem Klasifikasi Arsip
Pemahaman sistem klasifikasi arsip berbasis Peraturan Kepala ANRI No. 5 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip, serta implementasinya dalam sistem administrasi Kemenag. - Teknik Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
Standar metode penyimpanan arsip fisik dan elektronik, teknik penjilidan, penggunaan bahan preservasi, serta pengelolaan ruang penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar. - Sistem Informasi Kearsipan (SIK)
Penggunaan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip digital, termasuk aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) yang diterapkan di instansi pemerintah. - Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Mekanisme penyusutan arsip melalui pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan arsip ke lembaga kearsipan sesuai dengan peraturan yang berlaku. - Pengelolaan Arsip Elektronik (E-Archive)
Prinsip dan standar dalam digitalisasi arsip, penggunaan metadata arsip, serta pemanfaatan sistem Electronic Records Management (ERM) untuk mendukung efisiensi administrasi. - Audit dan Pengawasan Kearsipan
Prinsip audit kearsipan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kearsipan nasional, serta pengawasan internal dalam menjaga integritas arsip di lingkungan Kemenag. - Etika dan Hukum dalam Kearsipan
Prinsip kerahasiaan arsip, hak akses terhadap informasi publik, serta aspek hukum terkait perlindungan dan penggunaan arsip dalam pelayanan publik.
Contoh Soal SKB Kemenag Arsiparis untuk CPNS & PPPK
Contoh soal dapat membantu peserta dalam memahami pola ujian, meningkatkan pemahaman materi, dan meningkatkan peluang keberhasilan dalam seleksi. Berikut adalah contoh soal SKB Kemenag Arsiparis untuk CPNS dan PPPK.
1. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur bahwa setiap arsip yang diciptakan oleh lembaga pemerintah harus dikelola sesuai dengan prinsip kearsipan yang benar. Dalam hal ini, prinsip utama yang harus diterapkan dalam pengelolaan arsip menurut regulasi nasional adalah…
A. Arsip harus dapat diakses publik tanpa batasan
B. Hanya boleh disimpan dalam bentuk elektronik
C. Memiliki nilai guna dan dikelola sesuai kaidah kearsipan
D. Dapat dimusnahkan tanpa prosedur tertentu
E. Dikelola tanpa mempertimbangkan aspek hukum
Jawaban: C. Memiliki nilai guna dan dikelola sesuai kaidah kearsipan
Pembahasan: Prinsip utama dalam pengelolaan arsip adalah bahwa setiap dokumen harus memiliki nilai guna dan dikelola sesuai kaidah kearsipan yang berlaku. Hal ini mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip sesuai dengan regulasi nasional.
2. Dalam pengelolaan arsip dinamis, penyusutan arsip menjadi bagian penting agar hanya arsip yang memiliki nilai guna yang tetap dipertahankan. Penyusutan ini dilakukan melalui tahapan tertentu untuk memastikan kelayakan dokumen. Dari pilihan berikut, langkah yang bukan termasuk dalam tahapan penyusutan arsip adalah…
A. Pemusnahan arsip sesuai prosedur
B. Penyerahan arsip bersejarah ke lembaga kearsipan
C. Pemindahan arsip inaktif ke unit penyimpanan khusus
D. Pembuatan ulang arsip yang telah disusutkan
E. Pemberian kode klasifikasi sebelum pemusnahan
Jawaban: D. Pembuatan ulang arsip yang telah disusutkan
Pembahasan: Penyusutan arsip mencakup tiga tahapan utama, yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Tidak ada tahapan pembuatan ulang arsip yang telah disusutkan karena penyusutan bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna.
3. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan arsip statis adalah upaya untuk menyelamatkan dokumen bersejarah yang memiliki nilai guna permanen. Salah satu cara untuk menjaga keberlanjutan informasi dalam arsip statis adalah dengan melakukan digitalisasi. Faktor utama yang menjamin keaslian dokumen digital dalam proses digitalisasi arsip adalah…
A. Kecepatan pemindaian dokumen
B. Penyimpanan dalam cloud tanpa backup
C. Penggunaan metadata dan tanda tangan elektronik
D. Penghapusan arsip fisik setelah digitalisasi
E. Format file berukuran kecil agar mudah diakses
Jawaban: C. Penggunaan metadata dan tanda tangan elektronik
Pembahasan: Metadata dan tanda tangan elektronik digunakan untuk memastikan autentikasi dan keabsahan arsip digital. Hal ini penting dalam proses digitalisasi agar dokumen tetap valid dan memiliki nilai hukum yang sah.
4. Dalam sistem kearsipan nasional, klasifikasi arsip dilakukan untuk mempermudah pengelolaan dan pencarian dokumen berdasarkan nilai gunanya. Pengelompokan arsip ini bertujuan untuk menentukan masa retensi serta penentuan status arsip. Fungsi utama dari penerapan sistem klasifikasi arsip di lingkungan instansi pemerintah adalah…
A. Membuka akses publik terhadap seluruh arsip
B. Mempermudah pemusnahan arsip tanpa prosedur
C. Menghilangkan nomor referensi dalam arsip
D. Menggabungkan arsip aktif dan inaktif
E. Menentukan masa retensi berdasarkan nilai guna
Jawaban: E. Menentukan masa retensi berdasarkan nilai guna
Pembahasan: Sistem klasifikasi arsip membantu menentukan nilai guna dan masa retensi dokumen, sehingga mempermudah proses pengelolaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip sesuai dengan regulasi yang berlaku.
5. Penyimpanan arsip fisik memerlukan lingkungan yang sesuai agar dokumen tetap terjaga dari kerusakan akibat faktor eksternal. Beberapa hal seperti suhu ruangan, kelembaban, serta metode penjilidan harus diperhatikan dalam menjaga kualitas arsip. Dari pilihan berikut, metode penyimpanan yang paling tepat untuk memastikan arsip tetap awet adalah…
A. Menyimpan dalam ruangan dengan suhu dan kelembaban terkontrol
B. Menggunakan lemari arsip berbahan kayu
C. Menyusun arsip dalam tumpukan tinggi
D. Menjilid semua arsip dengan bahan plastik
E. Membuka jendela ruangan penyimpanan
Jawaban: A. Menyimpan dalam ruangan dengan suhu dan kelembaban terkontrol
Pembahasan: Lingkungan penyimpanan yang optimal harus memiliki suhu dan kelembaban terkontrol untuk mencegah kerusakan arsip akibat jamur, kelembaban berlebih, atau kering yang dapat menyebabkan kertas rapuh.
6. Penggunaan teknologi dalam pengelolaan arsip telah berkembang pesat, salah satunya dengan penerapan aplikasi SRIKANDI yang digunakan di instansi pemerintah. Fungsi utama dari aplikasi SRIKANDI dalam sistem informasi kearsipan adalah…
A. Mengubah seluruh arsip fisik menjadi digital secara otomatis
B. Menyediakan sistem pencatatan dan pemantauan arsip secara elektronik
C. Menghapus arsip yang sudah melewati masa retensi tanpa verifikasi
D. Menyimpan semua jenis dokumen tanpa klasifikasi
E. Menyediakan akses publik terhadap seluruh arsip tanpa batas
Jawaban: B. Menyediakan sistem pencatatan dan pemantauan arsip secara elektronik
Pembahasan: Aplikasi SRIKANDI digunakan sebagai sistem informasi kearsipan yang memungkinkan pencatatan, penyimpanan, dan pemantauan arsip secara digital, sehingga pengelolaan arsip lebih efisien dan sesuai dengan standar nasional.
7. Dalam proses penyusutan arsip, pemusnahan harus dilakukan dengan memperhatikan aspek hukum dan administrasi. Menurut regulasi yang berlaku, arsip dapat dimusnahkan apabila…
A. Tidak memiliki nilai guna dan telah melewati masa retensi
B. Tidak diperlukan oleh pimpinan dalam waktu dekat
C. Tidak pernah digunakan dalam dua tahun terakhir
D. Berisi informasi rahasia yang tidak boleh diakses
E. Mengandung data yang bersifat pribadi
Jawaban: A. Tidak memiliki nilai guna dan telah melewati masa retensi
Pembahasan: Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan setelah arsip dipastikan tidak memiliki nilai guna administratif, hukum, atau sejarah, serta telah melewati masa retensi sesuai ketentuan yang berlaku.
8. Pengelolaan arsip elektronik membutuhkan standar metadata agar dokumen dapat dengan mudah diakses dan diidentifikasi. Metadata dalam sistem Electronic Records Management (ERM) berfungsi untuk…
A. Menyusun ulang seluruh arsip yang telah tersimpan
B. Menghapus arsip elektronik yang telah usang secara otomatis
C. Mengubah format file arsip agar lebih kompatibel
D. Menyediakan informasi tentang isi, asal, dan status arsip
E. Mencegah arsip elektronik dari akses oleh pegawai
Jawaban: D. Menyediakan informasi tentang isi, asal, dan status arsip
Pembahasan: Metadata dalam sistem ERM digunakan untuk mencatat informasi penting terkait arsip, seperti asal dokumen, tanggal penciptaan, status, dan kategori arsip, sehingga memudahkan pencarian dan pengelolaan arsip elektronik.
9. Audit kearsipan bertujuan untuk memastikan bahwa pengelolaan arsip di suatu instansi berjalan sesuai dengan standar yang berlaku. Salah satu aspek yang menjadi perhatian utama dalam audit kearsipan adalah…
A. Jumlah total arsip yang telah disimpan
B. Kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur kearsipan
C. Banyaknya arsip yang telah dimusnahkan dalam satu tahun
D. Kecepatan dalam melakukan pemindahan arsip
E. Ketersediaan dokumen dalam berbagai format file
Jawaban: B. Kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur kearsipan
Pembahasan: Audit kearsipan dilakukan untuk memastikan bahwa semua prosedur pengelolaan arsip telah sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk aspek penciptaan, penyimpanan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
10. Dalam prinsip kearsipan, perlindungan arsip yang mengandung informasi rahasia sangat penting agar tidak terjadi penyalahgunaan. Berdasarkan peraturan yang berlaku, arsip yang bersifat rahasia hanya dapat diakses oleh…
A. Seluruh pegawai di instansi terkait
B. Masyarakat yang mengajukan permohonan akses
C. Pihak yang memiliki kewenangan sesuai regulasi
D. Lembaga swasta yang membutuhkan data historis
E. Media massa yang melaporkan isu pemerintahan
Jawaban: C. Pihak yang memiliki kewenangan sesuai regulasi
Pembahasan: Arsip yang bersifat rahasia hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan sesuai peraturan yang berlaku, untuk menjaga keamanan informasi dan menghindari penyalahgunaan data.
11. Dalam pengelolaan arsip di lingkungan instansi pemerintah, setiap unit kerja wajib menerapkan kebijakan kearsipan berdasarkan regulasi yang berlaku. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, salah satu tanggung jawab utama pimpinan instansi dalam pengelolaan arsip adalah…
A. Memastikan seluruh arsip yang dihasilkan dikonversi ke dalam format digital
B. Menetapkan kebijakan internal terkait penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip
C. Memusnahkan arsip secara berkala tanpa perlu melalui prosedur pengawasan
D. Mengalihkan seluruh pengelolaan arsip kepada lembaga eksternal untuk efisiensi
E. Menyediakan akses bebas terhadap seluruh arsip tanpa pengecualian
Jawaban: B. Menetapkan kebijakan internal terkait penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip
Pembahasan: UU No. 43 Tahun 2009 mengatur bahwa pimpinan instansi bertanggung jawab dalam penyelenggaraan sistem kearsipan yang meliputi kebijakan penciptaan, pemeliharaan, penyimpanan, serta penyusutan arsip agar sesuai dengan standar nasional.
12. Arsip dinamis harus dikelola dengan sistem yang memungkinkan akses dan penyusutan yang efektif. Dalam praktiknya, proses penyusutan arsip dinamis dilakukan melalui tahapan berikut, kecuali…
A. Penilaian terhadap nilai guna arsip sebelum dipindahkan ke pusat arsip
B. Penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan jika memiliki nilai sekunder
C. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi tanpa melalui verifikasi
D. Pengamanan arsip vital agar tetap tersedia dalam keadaan darurat
E. Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan sebelum disusutkan lebih lanjut
Jawaban: C. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi tanpa melalui verifikasi
Pembahasan: Pemusnahan arsip harus melalui prosedur verifikasi dan persetujuan yang sesuai dengan regulasi kearsipan. Arsip yang habis masa retensi tidak serta-merta dimusnahkan, tetapi harus dikaji kembali apakah memiliki nilai guna sekunder.
13. Arsip statis memiliki nilai sejarah dan harus dipreservasi dengan metode yang sesuai. Salah satu metode konservasi yang diterapkan untuk mencegah kerusakan arsip berbasis kertas akibat faktor lingkungan adalah…
A. Memaparkan arsip pada suhu tinggi untuk mengurangi kelembaban
B. Menggunakan bahan kimia tanpa prosedur standar untuk perawatan kertas
C. Mengalihkan seluruh arsip ke format digital tanpa menyimpan aslinya
D. Menumpuk arsip dalam kotak karton tertutup tanpa klasifikasi yang jelas
E. Menyimpan arsip dalam ruangan dengan pengatur suhu dan kelembaban stabil
Jawaban: E. Menyimpan arsip dalam ruangan dengan pengatur suhu dan kelembaban stabil
Pembahasan: Arsip berbasis kertas harus disimpan di ruangan dengan suhu dan kelembaban yang stabil untuk mencegah kerusakan akibat jamur dan perubahan fisik pada bahan kertas.
14. Peraturan Kepala ANRI No. 5 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip menetapkan bahwa klasifikasi arsip dilakukan untuk memudahkan pengelolaan dokumen dalam suatu instansi. Prinsip utama yang digunakan dalam klasifikasi arsip adalah…
A. Mengelompokkan arsip berdasarkan warna map untuk mempermudah pencarian
B. Menggunakan sistem penomoran yang berubah setiap tahun untuk keamanan
C. Mengklasifikasikan arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi
D. Menyimpan semua arsip dalam satu kategori agar lebih seragam
E. Menyusun arsip berdasarkan abjad tanpa memperhatikan konteks informasi
Jawaban: C. Mengklasifikasikan arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi
Pembahasan:
Klasifikasi arsip harus mencerminkan fungsi dan kegiatan instansi agar memudahkan identifikasi, penyimpanan, dan aksesibilitas dokumen dalam sistem administrasi.
15. Dalam standar penyimpanan arsip fisik, salah satu metode yang disarankan untuk menjaga keawetan dokumen jangka panjang adalah…
A. Menyimpan dokumen dalam plastik berperekat agar tetap tertutup rapat
B. Menggunakan kertas asam untuk membungkus dokumen penting
C. Menjilid arsip menggunakan bahan non-asam untuk menghindari degradasi
D. Meletakkan arsip dalam ruangan terbuka agar tidak lembab
E. Menyusun arsip dalam posisi bertumpuk untuk menghemat tempat
Jawaban: C. Menjilid arsip menggunakan bahan non-asam untuk menghindari degradasi
Pembahasan: Bahan asam dapat mempercepat degradasi kertas, sehingga penggunaan bahan non-asam dalam penjilidan sangat disarankan untuk memperpanjang umur arsip.
16. Keunggulan utama penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dalam lingkungan instansi pemerintah adalah…
A. Meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dengan sistem berbasis digital
B. Menghilangkan kebutuhan akan arsip fisik secara keseluruhan
C. Memungkinkan penghapusan otomatis terhadap arsip yang sudah lama
D. Mempermudah akses masyarakat terhadap semua jenis arsip
E. Mengganti semua dokumen tertulis dengan format suara atau video
Jawaban: A. Meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dengan sistem berbasis digital
Pembahasan: SRIKANDI bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip dengan sistem digital yang terintegrasi di berbagai instansi pemerintahan.
17. Berdasarkan regulasi yang berlaku, dokumen yang telah habis masa retensinya dapat dimusnahkan setelah melalui tahap berikut, kecuali…
A. Penilaian kembali terhadap nilai guna arsip
B. Persetujuan dari pejabat berwenang dalam kearsipan
C. Pembuatan berita acara pemusnahan arsip
D. Penghapusan dokumen tanpa dokumentasi resmi
E. Verifikasi terhadap kategori arsip yang boleh dimusnahkan
Jawaban: D. Penghapusan dokumen tanpa dokumentasi resmi
Pembahasan: Pemusnahan arsip harus dilakukan secara resmi dan terdokumentasi melalui berita acara sebagai bukti administratif yang sah.
18. Dalam implementasi sistem Electronic Records Management (ERM) di instansi pemerintah, ada beberapa standar yang harus diterapkan agar arsip elektronik dapat dikelola dengan baik. Salah satu aspek penting dalam manajemen arsip elektronik adalah metadata. Fungsi utama metadata dalam sistem arsip elektronik adalah…
A. Mengganti dokumen asli dengan versi digital agar lebih ringkas
B. Mempercepat proses penyusutan arsip dengan sistem otomatis
C. Menyediakan informasi terkait identitas, struktur, dan konteks arsip
D. Menghapus arsip lama secara otomatis setelah jangka waktu tertentu
E. Mengurangi jumlah dokumen yang perlu diarsipkan untuk efisiensi
Jawaban: C. Menyediakan informasi terkait identitas, struktur, dan konteks arsip
Pembahasan: Metadata dalam sistem arsip elektronik digunakan untuk memberikan informasi tentang identitas dokumen, struktur, serta konteks penggunaannya, sehingga memudahkan proses pencarian, pengelolaan, dan preservasi arsip dalam jangka panjang.
19. Audit kearsipan bertujuan untuk menilai kesesuaian pengelolaan arsip dengan standar yang berlaku di instansi pemerintah. Salah satu indikator utama yang dinilai dalam audit kearsipan adalah kepatuhan terhadap prinsip record continuum, yang berarti…
A. Arsip hanya dikelola pada tahap penciptaan dan penyimpanan
B. Arsip diproses secara berkelanjutan dari penciptaan hingga penyusutan
C. Arsip dapat dihancurkan sewaktu-waktu tanpa prosedur resmi
D. Arsip hanya bisa diakses oleh pejabat tinggi di instansi terkait
E. Arsip elektronik tidak memerlukan sistem backup karena lebih efisien
Jawaban: B. Arsip diproses secara berkelanjutan dari penciptaan hingga penyusutan
Pembahasan: Prinsip record continuum menekankan bahwa arsip harus dikelola dalam siklus berkelanjutan, mulai dari penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, hingga penyusutan, dengan mempertimbangkan kebutuhan administrasi dan nilai guna arsip tersebut.
20. Dalam konteks keterbukaan informasi publik, tidak semua arsip dapat diakses oleh masyarakat umum. Salah satu kategori arsip yang termasuk dalam arsip rahasia dan tidak dapat dibuka untuk publik tanpa izin khusus adalah…
A. Dokumen internal terkait perencanaan program tahunan instansi
B. Arsip keuangan yang sudah diaudit dan dipublikasikan secara resmi
C. Data pribadi pegawai yang mengandung informasi sensitif
D. Laporan kinerja tahunan yang telah disampaikan ke publik
E. Daftar inventaris kantor yang berisi aset yang dimiliki instansi
Jawaban: C. Data pribadi pegawai yang mengandung informasi sensitif
Pembahasan: Menurut regulasi terkait perlindungan data dan keterbukaan informasi publik, data pribadi pegawai termasuk dalam kategori informasi rahasia yang hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang dan tidak boleh disebarluaskan tanpa izin.
Siap Lulus CPNS & PPPK Kemenag Arsiparis 2025? Latih Dirimu dengan 100 Soal & Pembahasan Lengkap!
Optimalkan persiapan Anda untuk seleksi CPNS dan PPPK 2025! Dapatkan 100 Soal SKB Kemenag Arsiparis beserta pembahasan lengkap dan kisi-kisi terbaru agar lebih siap menghadapi ujian. Kunjungi simulasi.casn.or.id atau klik banner di atas untuk mengaksesnya GRATIS dan mulai berlatih sekarang!
